Компьютер, железо, софт…

Что такое компьютер? Как с ним работать? Как его настраивать? И многое другое…

Рубрика «Офисные программы» (73)

Настройка Microsoft Office Outlook 2003.

В современном мире практически никто уже не пользуется обычной почтой, если надо написать письмо, то пишут электронное, а документы переправляют факсом. Поэтому надо уметь эффективно и быстро пользоваться своей электронной почтой, и если их есть несколько там одна рабочая, одна личная и т.д., то много времени проходит, что бы обойти все, каждый раз вводит на сайте свои логин и пароль, поэтому есть специальные программы, которые упрощают этот процесс.

Такие программы называются почтовыми клиентами или почтовыми программами, они устанавливаются на компьютер и помогают в работе с электронной почтой, то есть через них вы можете получать, отправлять и сохранять электронные письма, при чем делать это одновременно с несколькими почтовыми ящиками.

Одной из таких программ есть именно Microsoft Office Outlook 2003. Как же её настроить? Рассмотрим всё шаг за шагом. После установки программы и запуска её, вы делаете следующие шаги:

  • В главном меню программы нажимаете Сервис => Учётные записи электронной почты;
  • В появившемся окне выбираете пункт Добавить новую учётную запись электронной почты и нажимаете Далее;
  • Теперь выбираете тип сервера в основному это POP3 и опять Далее;
  • Заполняете все поля, то есть имя, адрес электронной почты, пароль для входа (эти данные вы должны знать), а сервера входящей и исходящей почты можно посмотреть на сайте, где зарегистрирован ваш почтовый ящик, там в разделе Помощь (или Настройки) они всегда есть (например, для почты логин@mail.ru, эти сервера соответственно будут pop.mail.ru и smtp.mail.ru);
  • После заполнения всех этих полей очень важно, ещё нажать на кнопку Другие настройки и там указать данные для сервера исходящей почты, дать имя учётной записи во вкладке Общее (особенно если их будет несколько) и во вкладке Дополнительно поставить галочку Оставлять копии сообщений на сервере, иначе все сообщения будут сохранятся, только на вашем компьютере, часто это бывает не нужно.
  • Теперь вы можете нажать на кнопку Проверка учётной записи, и убедится в правильности всех настроек, если где-то выдаёт ошибку, то проверьте все данные ещё раз. На многих сайтах, с почтовыми ящиками есть подробная инструкция для подключения именно их электронных ящиков к почтовым клиентам.

Читать полностью…

Автоматическая вставка содержания в Microsoft Word.

Я уже не мало рассказывал о Microsoft Word о том, как в этой программе можно эффективно набирать формулы, быстро вставлять и форматировать таблицы и т.д. Но не будем забывать, что основной задачей Microsoft Word есть набор и форматирование текста, именно поэтому я решил сегодня немножко поговорить об этом. Я не буду вам рассказывать, как набирать текст, менять размер или вид шрифта, думаю, такое все знают, я остановлюсь на автоматической вставки содержания.

Часто бывает, что вы набираете там курсовую, дипломную, книгу и т.д. а потом надо сделать содержание и вы опять всё перелистываете, копируете разные заголовки глав, смотрите на каких они страницах, потом вставляете. Если пришлось что-то поменять в документе, то опять надо менять страницы, короче, много разных мелких действий, которые занимают большую часть времени. Поэтому проще сделать содержание автоматом за несколько секунд, и причем, оно само будет изменять страницы или названия, если они поменяются в тексте.

Как же это сделать? Для начала надо для каждого заголовка задать формат: если это название главы, то задать его, как Заголовок 1, если это пункт в главе, то как Заголовок 2, если – подпункт в пункте, то как Заголовок 3 и т.д. Для этого вам надо выделить соответствующее предложение и в выпадающем списке форматов выбрать нужный вам (на панели инструментов слева от шрифта). И когда всё будет указано, то нажимаем в главном меню Вставка => Ссылка => Оглавление и указатели, в появившемся окне переходим на вкладку Оглавление и нажимаем ОК. Теперь перед нами уже готовое содержание.

Но кроме этого есть ещё разные дополнительные настройки, о каких следует рассказать.

  • Во-первых, при такой вставке содержание, вы ещё получаете дополнительную возможность, при нажатии на любой элемент содержания с зажатой клавишей Ctrl вы сразу переходите, до соответствующей главы. Это очень удобно, но если оно вам не нужно, то можно эту функцию отключить в окне Оглавление и указатели есть галочка Гиперссылки вместо номеров страниц, то можете её снять.
  • Во-вторых, там же вы можете выбирать форматы содержания, уровни вложения, показывать или не показывать номера страниц и где их показывать: сразу после текста или по правому краю.
  • В-третьих, если у вас в тексте что-то изменилось, что влияет на содержание (например, номера страниц или название какой-то главы), то вам надо выделить это содержание и нажать клавишу F9, перед вами выскочит окошко, в котором надо будет выбрать Обновить только номера страниц или Обновить целиком (укажите, тот вариант, что вам больше подходит и нажмите ОК) и Word автоматически исправит всё по новому.

Читать полностью…

Форматирование и настройка таблиц в Microsoft Word…

Я уже рассказал о трёх способах вставки таблиц в Microsoft Word, но это только начало процесса, далее идёт множество разных настроек и форматирование этих таблиц. Именно о них и будем говорить в этой статье и пошаговым разбором разных ситуаций. Как лучше и что подправить, если это необходимо?

В первом варианте, то всё делается с помощью возможностей Microsoft Excel, там что здесь и рассказывать не чего, об этом я уже написал не один пост. Вы всё делаете в Excel, потом нажимаете мышкой по свободному месту и получаете уже готовую таблицу.

Во втором и третьем варианте всё делается уже с помощью инструментов Microsoft Word. То есть вы можете создать начальную таблицу автоматически, но она будет стандартной, а если надо что-то добавить, то это уже делается с помощью инструментов панели Таблицы и границы. Что же можно делать?

  • Если у вас уже есть таблица и вы хотите дорисовать в ней несколько линий или нарисовать новую, то для этого вам понадобится инструмент Создать таблицу (такой небольшой карандашик), который есть на панели Таблицы и границы. Выбрав его, вы можете провести дополнительную вертикальную или горизонтальную линию, или создать прямоугольник, который потом разбить на ячейки. Также на этой панели есть Ластик, с его помощью вы можете удалять уже нарисованные линии.
  • Потом идёт тип границы (сплошная, штрих пунктирная, с точками, двойная, тройная и т.д.) вы выбираете ту, которая вам наиболее подходит. Если будете рисовать вручную, то перед рисованием каждой линии можете выбирать новый тип.
  • Следующей идёт толщина линии, вы сначала выбираете тип, а потому его толщину, если это необходимо. После неё цвет линии. Потом уже готовые элементы таблицы, которые также можно использовать. Далее цвет заливки ячейки, можете выделить основные ячейки, сделав их другим цветом.
  • Также на панели Таблицы и границы есть также возможность добавлять автоматически таблицу или линии, но тогда они будут с характеристиками, которые уже есть в таблице, если надо нарисовать с другим цветом или типом линии, то пользуйтесь ручным методом.
  • Далее идут кнопки Объединить ячейки и Разбить на ячейки, там всё просто вы выделяете нужную область таблицы и нажимаете соответствующую кнопку в панели, во втором варианте ещё надо указать количество новых строк и столбцов.
  • Потом идёт кнопка с выбором положения текста в ячейке. За ней кнопки выравнивания высоты строк и ширины столбцов, это очень часто бывает нужно, если таблица нарисованная вручную и эти параметры выходят разные, таким образом вы можете их сделать одинаковыми.
  • Далее кнопка с уже готовыми форматами таблицы, вы просто выбираете нужный вам, нажимаете Применить и вводите необходимое количество строк и столбцов – это экономит ваше время, если таблица должна быть не стандартной.
  • Далее ещё идут кнопки направления текста (бывает, что нужно сделать его вертикальным), также кнопки сортировки по алфавиту.

Читать полностью…

Три метода вставки таблицы в Microsoft Word!!!

При работе с разными документами часто приходится делать разные таблицы. Они помогают лучше воспринимать некоторую информацию, ну например, статистику, или список работников фирмы с их датой рождения и номером телефона лучше смотрится в таблице, чем просто на бумаге. Поэтому я и решил поговорить о таблицах и рассказать, как их правильно и быстро можно делать.

Есть три основных способа создания таблиц в Microsoft Word:

  • Вставить таблицу с помощью Microsoft Excel;
  • Вставить таблицу автоматически с уже готовым количеством столбцов и строк;
  • Нарисовать таблицу вручную.


Первый вариант очень удобен для людей, которые хорошо разбираются в Excel, привыкли в нём работать, он позволяет использовать много дополнительных функций, которых нет в Word (например, создание диаграмм и графиков). Я уже рассказывал о больших возможностях Microsoft Excel. Для использования этого варианта вам просто надо нажать на кнопку Добавить таблицу Excel со знаком этой программы, которая расположена под главным меню. И после этого перед вами появится рабочая область Microsoft Excel, в которой вы сможете использовать все её возможности.

Второй вариант более подходит, если у вас будет простая таблица, только с текстовыми данными, с которыми не надо будет производить разные действия. Для запуска этого варианта вы можете нажать на кнопку Вставить таблицу, которая расположена под главным меню программы и выбрать там количество строк и столбцов в появившейся матрице или нажать в главном меню Таблица => Вставить => Таблица, ввести необходимое число столбцов, строк и нажать кнопку ОК.

Третий вариант самый творческий – это нарисовать таблицу самому. Для запуска этого варианта вам надо нажать на кнопку Панель границ под главным меню программы или в главном меню выбрать Таблица => Нарисовать таблицу. После этого появится дополнительная панель для рисования и форматирования таблиц. На которой и надо выбирать соответствующие инструменты. Также этот метод подходит для корректировки таблицы после второго, ну если вам надо добавить там ячейку или строку в таблицу или удалить.
Читать полностью…

Как набирать формулы в Microsoft Word???

Сегодня хотел немножко вам рассказать, как эффективно и быстро набирать формулы в Microsoft Word. Это бывает очень полезно особенно для людей, которым часто приходится набирать формулы и тратить на это много своего времени. Хочу вам скачать, что эту процедуру можно значительно упростить.

Как это сделать, спросите вы! Я вам скажу, что учится пользоваться горячими клавишами, тогда вам не надо будет искать каждую команду с помощью мышки, и вы сэкономите кучу времени. Более подробно о сочетании клавиш я напишу ниже.

Для начала рассмотрим, где же брать этот необходимый значок формулы, которого очень часто нет в начале на панели инструментов.

  • Нажимаете правой клавишей мыши по панели с иконками под главным меню Microsoft Word и в выпадающем списке выбираете пункт Настройка.
  • Перед вами появится новое окно, там во вкладке Команды перед вами будет два списка: Категории и Команды.
  • В списке Категорий выбираете Вставка.
  • В списке команд Редактор формул, выбираете его левой клавишей мишки и перетаскиваете на панель инструментов.

Также в этом окне можете назначить комбинацию клавиш для запуска Редактора формул. Для этого вам надо нажать на кнопку Клавиатура и списке категорий выбираете Вставка, а в списке команд InsertEquation, вводите сочетание клавиш и нажимаете на кнопку Назначить.
Теперь у вас уже есть значок формулы, нажав на который вы сможете запустить Редактор формул, а лучше запускайте его с установленной комбинации клавиш.

Ну и рассмотрим основные горячие клавиши при наборе формул:

Ctrl+R – корень квадратный из числа;
Ctrl+I – интеграл;
Ctrl+F – обыкновенная дробь;
Ctrl+H – верхний индекс;
Ctrl+J – нижний и верхний индекс одновременно;
Ctrl+L – нижний индекс.

Читать полностью…

Как устанавливать гиперссылки в Microsoft Excel???

Я уже неоднократно говорил, что Excel – это очень мощная программа. С её помощью можно эффективно делать хорошие графики, таблицы, высчитывать разные данные и т.д. Но кроме этого она ещё и умеет ссылаться на другие ресурсы. Это всё делается с помощью гиперссылок. Вы можете ссылаться на любой объект, который есть на вашем компьютере, в локальной или глобальной сети, или на другой лист в этой же книге.

Для того, что бы вставить гиперссылку, вам надо сделать следующие действия:

  • Выделяете ячейку, при нажатии на которую должен открыться какой-то другой ресурс.
  • Нажимаете Ctrl+K, или на иконку Добавить гиперссылку, что под главным меню, или Вставка => Гиперссылка.
  • После чего перед вами появится окно Добавление гиперссылки:
    1. В самом верхнем поле «Текст» вводите текст, который должен быть на вашей ячейке;
    2. Excel вставить гиперссылку

    3. Потом в крайнем левом поле «Связать с:» выбираете, то что вам нужно:
      • Если это файл, то выбираете его в правом окне;
      • Если веб-страница, то в нижнем поле вводите её полный адрес;
      • Если другой лист или ячейка, то указывайте их;
      • Если новый документ, то введите его название и выберите папку в которой он должен сохранится;
      • Если же электронная почта, то введите её адрес и тему письма.
    4. После окончательного выбора нажмите ОК.

Ещё хочу добавить о некоторых мелочах, которые не учитываются при работе с гиперссылками.

  • Во-первых, если вы делаете ссылку на какой-то файл на вашем компьютере, то следите что бы ваш файл, в котором вы работаете, или тот файл, на который ссылаетесь, ни куда не перемещался. Потому что тогда ссылка уже будет не верной. Так что, если есть возможность, то делайте все ссылки в одной книге, просто добавьте ещё один лист и ссылайтесь на него. В это случае, на любом другом компьютере или в другом месте эти ссылки будут работать.
  • Во-вторых, когда вам надо отредактировать ячейку со ссылкой, то вы её не можете выделить мышкой, потому, что при нажатии она перекидывает вас на ссылающийся документ. Потому выделять такие ячейки надо с помощью стрелок клавиатуры.

Читать полностью…

Защита информации в Excel!

Далеко не все знают, что в Excel есть много разных средств, с помощью каких можно скрывать или защищать свою информацию. О том, как скрывать целые файлы или папки, я уже рассказывал. Сегодня хочу поговорить о том, как скрывать часть файла Excel или ставить на него пароль.

Думаю, в этом часто есть необходимость с разных причин, ну например:

  • Одним компьютером пользуются несколько человек, и вы не хотели б, что бы другие читали вашу информацию, то в этом случае у вас есть возможность поставить пароль на файл. И те, кто не будет знать ваш пароль, не смогут открыть файл.
  • Или вы отсылаете своему клиенту прайс-лист, но не хотели б, что бы он видел некоторые его колонки, мог редактировать или посмотрел формулы, по которым вы высчитываете цену, вы легко можете заблокировать все эти возможности.

Для того, что бы поставить пароль на открытие файла вам надо сделать следующие действия:

  1. Нажать в главном меню программы Сервис => Параметры и в появившемся окне выбрать вкладку Безопасность;
  2. Excel пароль на открытие

  3. В поле Пароль на открытие вводите свой пароль;
  4. Нажимаете кнопку ОК;
  5. В появившемся окне ещё раз вводите пароль;
  6. И опять ОК.

Теперь при открытии этого файла программа будет запрашивать пароль. Для того что бы отменить это, вам надо опять зайти в ту же вкладку, очистить поле Пароль на открытие и нажать ОК.

Для того, что бы скрыть некоторые столбцы или строки, вы нажимаете правой клавишей мыши по ней и выбираете Скрыть. Потом выставляете защиту на этот лист или всю книгу на редактирование.
Excel защитить лист или книгу
Что бы выставить защиту на редактирование вам надо будет, после того, как вы введёте все данные, нажимаете в главном меню Сервис => Защита и там выбираете Защитить лист. В появившемся окне вводите пароль, также следите, что бы стояла галочка Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Ещё можете посмотреть не стоят ли какие-то галочки в поле Разрешить всем пользователям этого листа:, я рекомендую снять все. Если же вам необходимо разрешить какие-то действия, то поставьте соответствующие галочки.
Читать полностью…

Формулы в Excel и их свойства!

Я уже немножко рассказывал о том, как вставлять формулы в Excel. Но в этой программе их так много и в каждой столько своих нюансов, что по этому можно написать целую дипломную работу. Именно поэтому я решил более подробно на них остановиться и ещё рассказать некоторые дополнительные их возможности. Что в дальнейшем поможет сделать вашу работу в Excel более эффективной.

Для начала хочу сказать, что кроме того способа, о котором я уже говорил (Вставка => Функция) для вставки формулы, есть и другие:

  1. Вы можете просто ввести с клавиатуры эту функцию на русском или украинском языке, то есть если вы знаете, как вводиться функцию, то просто делаете это вручную. Например, для того, что бы найти сумму элементов, вы можете написать «=СУММ()» и в дужках ввести нужные ячейки.
  2. Или нажать на значок суммы под главным меню. А после нажатия, вам надо выделить область ячеек, которую вы хотите просуммировать. Также если нажать на маленький треугольник, что возле этого значка, то можно выбрать и другие функции.

Excel вставка формул
Ещё хочу добавить, что при вводе формул вручную или через вставку функций не обязательно вносить имена ячеёк вручную, можно просто один раз кликнуть по ней и она автоматически введется, также можно выделить и целый диапазон или отдельные ячейки, зажимая клавишу Ctrl.

Очень полезным свойством всех формул – есть возможность копирования. Например, если у вас есть целая таблица данных, в которой скажем 100 строк и 5 столбцов и в последнем столбце вам надо вывести сумму чётырёх предыдущих значений. Не удобно писать формулу для каждой строки, вам надо написать её для первой, потом скопировать её, выделить все остальные ячейки в следующих строках и вставить. Excel сам автоматически подставит нужные номера ячеек. Просто при копировании формул программа высчитывает позиции ячеек не от крайней верхней ячейки, а от той, куда вы вставили. Попробуйте копировать несколько разных формул, и тогда вам станет более понятно.
Читать полностью…

Как строить диаграммы и графики в Excel???

На продолжения темы Microsoft Office Excel 2003, сегодня рассмотрим, как в этой программе строить разные графики и диаграммы. Часто бывает нужно отобразить табличные данные на графике, диаграмме, гистограмме и т.д. Очень удобно и эффективно их строить именно с помощью Excel.

Для этого вам нужно сделать следующую последовательность действий:

  1. Внести табличные данные в Excel, где в первом столбце должны быть названия, а в следующем их значение. Сверху над столбцом значений можно написать его название, это удобно, если таких значений для каждого названия несколько, например, если вы пишите имена людей, а в следующих столбцах указываете для каждого рост, вес и возраст. Тогда на графике каждый из этих трёх столбцов будет обозначен другим цветом. А в легенде будет указано, какой цвет чему соответствует.
  2. Excel построение диаграмм, гистограмм, графиков

  3. После того, как все данные внесены, выделяем данную таблицу, только саму таблицу никаких других ячеек! И нажимаем в главном меню Вставка => Диаграмма.
  4. В появившемся окне выбираем тип диаграммы (наиболее популярные: график, круговая диаграмма и гистограмма, там есть много и других) и нажимает Далее.
  5. В этом окне выбираем, как бы вы хотели видеть диаграммы, по столбцах или по строках, можете попробовать и первое и второе, и решить как вам лучше. Когда определились, нажимаем Далее.
  6. В окне «Параметры диаграммы» очень много разных интересных настроек:
    • Вы можете добавить легенду к вашей диаграмме, что облегчит её понимание, во вкладке Легенда;
    • Во вкладке Заголовки вы можете дать название диаграммы и осям;
    • Во вкладке Подписи данных вы можете сделать подписи прямо на графике или их значение;
    • Также у вас есть возможность, под графиком добавить таблицу с данными, во вкладке Таблица данных;
    • И некоторые другие настройки.

    Когда выбрали все настройки, то нажимаем Далее.

  7. В окне Размещения диаграммы выбираем: её размещать на отдельно листе или на имеющемся. И нажимаем Готово.

Excel нарисовать диаграмму, график, гистограмму
Читать полностью…

Как оформить таблицу в Excel?

Я уже рассказал, о том, что такое Microsoft Office Excel и теперь, на примере Microsoft Office Excel 2003, буду рассказывать о том, как в нём работать. В этой статье вы узнаете, как делать таблицы, а также правильно и эффективно их оформлять…?

Когда открываем, файл Excel, то мы видим ячейки, в которые нужно вносить разные данные, но если распечатать этот файл, то границ ячеек не будет видно. Можете убедиться в этом, когда введёте необходимые данные и выберите пункт главного меню Файл => Предварительный просмотр. Там вы не увидите границ. А что же делать, если вам надо создать таблицу, в которой границы должны быть видны?

Для этого вам надо выделить область документа на которой должна быть таблица и нажать Ctrl+1. В появившемся окне выбрать вкладку Граница => там в поле Тип линии выбрать тип границы (тонкая, жирная, штрихами…) нажать на соответствующие кнопки с линиями (на каждой кнопке нарисовано, за какую линию она отвечает, например, верхняя, нижняя, правая, левая, середина и т.д.). После чего нажимаем ОК. И видим, что границы наших ячеек стали не серыми, а чёрными, теперь они будут видны при печати.
Excel формат ячейки, создать таблицу
Также часто необходимо, объединить несколько ячеек в одну, например, для заголовка таблицы. Для этого вам необходимо выделить нужные ячейки, нажать Ctrl+1 и во вкладке Выравнивание поставить галочку напротив пункту Объединение ячеек и ОК.

Вы можете открывать то же окно, нажав в главном меню вкладку Формат => Ячейки. В нём есть и много других интересных настроек, которыми так же полезно пользоваться, например:

  1. Во вкладке Вид вы можете изменить цвет ячейки или сделать узор;
  2. Во вкладке Шрифт разные настройки для шрифта, вы можете сделать его меньше или больше, изменить цвет и т.д.
  3. Во вкладке Число разные форматы ячеек, которыми удобно пользоваться, если вы потом будите делать какие-то операции с этими данными.

Читать полностью…

10 из 111234567891011